W chwili obecnej w kodeksie pracy nie ma żadnych przepisów dotyczących wykonywania pracy zdalnie. Wszystkie regulacje na ten temat znajdują się w ww. art. 3 tarczy antykryzysowej i obowiązują w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, W tym czasie pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. W art. 3 ust. 2 tarcza antykryzysowa wprowadza przesłanki po spełnieniu których, wykonywanie pracy zdalnie jest możliwe.
Zgodnie art. 100 § 1 kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Wydanie więc przez pracodawcę polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnie jest w zasadzie dla niego wiążące, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.
Rodzaj pracy
Nie jest tożsamy z zajmowanym stanowiskiem. Rodzaj pracy powinien być określony w umowie o pracę. Stanowi ogół obowiązków pracownika, które mają być wykonywane w ramach stosunku pracy.
Nie każdą pracę da się wykonywać zdalnie, np. pracować zdalnie ze względu na rodzaj pracy nie mogą osoby sprzątające pomieszczenia biurowe, kierowcy, ochrona (poza wizyjną), ekspedienci sklepowi, fryzjerzy, kosmetyczki, itp.
Ze względu na rodzaj pracy zdalnie pracują najczęściej pracownicy umysłowi np. prezesi spółek, księgowi, kadrowi, pracownicy marketingu, informatycy, dziennikarze, prawnicy, projektanci, architekci oraz osoby wytwarzający rzeczy, np. krawcy, plastycy.
Tylko jeżeli rodzaj pracy pozwala na wykonywanie pracy poza siedzibą, możemy mówić o pracy zdalnej. Jeżeli pracownik zostanie skierowany do pracy w domu, której ze względu na jej rodzaj nie może tam wykonywać, będziemy mieli faktycznie do czynienia z przestojem, a nie praca zdalną.
Umiejętności
Pracownik musi także posiadać umiejętność pracy poza siedzibą pracodawcy. Oznacza to, że praca zdalna może być polecona tylko pracownikowi już przyuczonemu albo takiemu, który ma doświadczenie i wie jak należy wykonywać określoną pracę bez stałego nadzoru pracodawcy.
Możliwości techniczne i lokalowe
W zasadzie powinien je zapewnić pracodawca, skoro poleca pracę zdalną, ale nie ma takiego obowiązku w przepisach. Dlatego dobrze jeśli w zakładzie pracy powstał regulamin pracy zdalnej, który miedzy innymi powinien regulować kwestię wyposażenia pracownika w odpowiednie środki techniczne, np. komputer, telefon komórkowy, bezpieczne łącza internetowe, albo przyrządy czy maszyny potrzebne do wytworzenia rzeczy i nadające się do trzymania w domu.
Dla większości pracowników praca w domu jest dobrodziejstwem, dlatego najczęściej godzą się oni na używanie swojego sprzętu komputerowego, numeru telefonu i łącza internetowego, by móc pracować zdalnie.
Pracownik musi także mieć gdzie wykonywać pracę zdalnie. Nie chodzi tylko o fizyczny lokal a także o spokój i ciszę konieczne do skupieniu się na pracy w celu jej efektywnego wykonywania.
Tylko jeśli wszystkie te przesłanki zostaną spełnione pracownik jest zobowiązany do wykonywanie pracy zdalnie.
Przykłady uzasadnionych odmów wykonywania pracy zdalnie:
- pracownik księgowości oświadczył pracodawcy, że nie ma komputera na którym może pracować w domu ponieważ jego prywatny w godzinach pracy używany jest przez dziecko do nauki zdalnej,
- pracownik zajmujący się w firmie reklamą odmówił wykonywania pracy zdalnie z uwagi na brak możliwości lokalowych. Mieszka w jednopokojowym mieszkaniu z małżonkiem, który w godzinach jego pracy odsypia nocne zmiany w szpitalu. W związku z tym pracownik nie ma możliwości obdzwaniać klientów lub łączyć się z nimi on-line,
- pracownik działu administracji zajmujący się zamówieniami publicznymi otrzymał polecenie pracy zdalnej, ale jednocześnie pracodawca zabronił wynoszenia poza teren zakładu pracy jakichkolwiek dokumentów, a także robienia ich skanów i przesyłania na prywatne skrzynki e-mail. Jednocześnie nie stworzył żadnego bezpiecznego kanału przepływu informacji pomiędzy zakładem pracy a miejscem, gdzie praca zdalna ma być wykonywana.
Uzasadnienie braku odpowiednich warunków technicznych lub lokalowych opiera się na oświadczeniu pracownika, ale pracodawca może je zweryfikować. Nie jest co prawda uprawniony do sprawdzania np. mieszkania pracownika, ale jeśli wie, że np. pracownik nie ma małżonka ani dzieci i mieszka sam, może nie przyjąć wyjaśnień tego pracownika o braku warunków lokalowych do pracy zdalnej.
Należy pamiętać, że odmowa wykonywania pracy zdalnie bez uzasadnienia skutkować może nałożeniem przez pracodawcą kary porządkowej upomnienia albo nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (art. 108 §1 kodeksu pracy).