Obowiązek pracodawcy
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnić pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki (art. 304. § 1 w zw. z art. 207 § 1 kodeksu pracy). Uszczegółowieniem tej powinności jest § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – zwanego dalej: rozporządzeniem), zgodnie z którym pracodawca powinien zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowe. Pracownik uprawniony do okularów korekcyjnych musi użytkować w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, czyli przez 4 godziny. Poprzez pojęcie monitor ekranowy rozumiane jest urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu (§ 2 pkt 1 i pkt 4 rozporządzenia).
Pracodawca ma zapewnić okulary korygujące. Teoretycznie może więc je zakupić sam, w praktyce jednak (na szczęście) tego nie robi. Najczęściej realizuje nałożony na niego obowiązek w sposób pośredni, tzn. pracownik kupuje sobie okulary korekcyjne do pracy przy komputerze, a pracodawca zwraca mu za nie pieniądze. Wyżej wymienione przepisy rozporządzenia nie określają ani jaką kwotę pracodawca powinien zwrócić pracownikowi z tytułu refundacji kosztów zakupu okularów korygujących wzrok, ani jakie warunki formalne pracownik powinien spełnić, aby się o ten zwrot ubiegać. Zasady te powinny regulować przepisy wewnątrzzakładowe.
Kwota zwrotu
Ponieważ w rozporządzeniu bardzo ogólnie został sformułowany obowiązek pracodawcy, ma on dużą dowolność w zakresie ustalania zasad finansowania okularów korygujących wzrok dla pracownika. Pamiętać powinien, że refundowana pracownikowi kwota powinna wystarczyć na zakup okularów w podstawowej wersji, tj. oprawek i szkieł korekcyjnych do pracy przy komputerze. Zawsze jednak nie może być ona większa niż koszt zakupionych przez pracownika okularów.
Przykłady:
Pracodawca ustalił kwotę jaką przeznacza na zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze dla pracownika na 600 zł.
- Pracownik zakupił okulary korekcyjne za 550 zł. Pracodawca zwróci mu za koszt zakupu, czyli 550 zł.
- Pracownik, który do pracy przy komputerze wybrał szkła korekcyjne progresywne i markowe oprawki zapłacił za okulary 2200 zł. Pracodawca zwróci mu jedynie 600 zł za zakupu tych okularów.
Zdarza się, że pracodawcy od lat nie podwyższają wysokości kwoty jaką przeznaczają na zakup okularów i w efekcie nie jest ona wystarczająca. Tak nie powinno być. W zakładach pracy w których pracodawca nadal zawraca jedynie np. 220 zł za zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze, co nie pokrywa często kosztów zakupu samych szkieł, nie mówiąc już o oprawkach, pracownik ma roszczenie do pracodawcy o zwrot w wysokości wyższej adekwatnej do kosztów zakupu szkieł korekcyjnych w wersji podstawowej i oprawek.
Procedura zwrotu
W wewnętrznych regulacjach pracodawcy, najwłaściwszy będzie w taj sprawie regulamin pracy, powinna być określona procedura zgodnie z którą pracodawca dokona pracownikowi zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym. Najczęściej pracodawcy żądają przedłożenia im imiennej wystawionej dla pracownika faktury VAT potwierdzającej zakup okularów. Nie jest dobrym rozwiązaniem żądanie by faktura wystawione była na pracodawcę, ponieważ okulary powinny stanowić własność pracownika i on powinien mieć do nich prawa z tytułu zawartej umowy kupna, w tym gwarancji czy rękojmi, jeśli okulary popsują się albo nie będą odpowiadać zamówieniu, ponieważ to pracownik będzie z nich korzystał. Poza tym najczęściej koszy wybranych przez pracownika okularów przewyższa kwotę zwrotu za nie od pracodawcy, nie ma więc przesłanek do tego aby pracodawca żądał dokumentu zakupy wystawionego na siebie.
Pracodawca powinien określić także jak często pracownik może ubiegać się o zwrot za zakup okularów korekcyjnych. Ważne jest wzięcie pod uwagę dwóch czynników: wada wzroku może się zmieniać, co powodować będzie konieczność zakupu nowych okularów, albo przynajmniej samych szkieł, i okulary się zużywają po jakimś czasie (szkła się rysują a oprawki, zwłaszcza te tanie, psują). Nie jest możliwe więc jedynie jednokrotne refundowanie zakupu okularów w okresie zatrudnienia pracownika.
Z art. § 8 ust. 2 rozporządzenia wynika obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok na zalecenie lekarza medycyny pracy. Okresowe badania lekarskie standardowo wykonywane są co 2 lub 3 lata, ale pracownik może wnioskować o wykonanie takiego badania wcześniej, jeżeli jego stan zdrowia ulegnie zmianie np. pogorszy mu się wzrok, co oznacza, że orzeczenie może być nieaktualne. Potwierdza to w swoim orzecznictwie Sąd Najwyższy stwierdzając : aktualnym orzeczeniem lekarskim w rozumieniu art. 229 § 4 k.p. jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2002 r. sygn. akt I PK 44/02).
W art. § 8 ust. 2 rozporządzenia mowa jest o zapewnieniu przez pracodawcę okularów korygujących wzrok, nie mieszczą się więc w tym pojęciu soczewki kontaktowe, ale pracodawca może z własnej inicjatywy dopuścić możliwość refundowania zakupu przez pracownika takich soczewek, jeśli spełniać będą one funkcję korygującą wzrok.
Podsumowanie
Z powyższego wynika, że w przepisach pracodawca został zobowiązany do zapewniania pracownikom pracującym przy monitorze ekranowym okularów korygujących wzrok, ale nie uszczegółowił jak pracodawca ma dokładnie ten obowiązek wypełnić oddając mu niejako inicjatywę w tym zakresie.
Anna Gotkowska – radca prawny